Normativa sulla consultabilità
La disciplina vigente sui documenti d’archivio ai fini di studio e ricerca prevede alcune restrizioni. Precauzioni che risultano necessarie per accordare il principio della libertà di ricerca con la tutela della riservatezza dei dati personali.
Per quanto riguarda la consultazione dei documenti privati, memorie, autografi e archivi si applica la normativa regolati dagli art.122 – 127 del Decreto Legislativo 42/2004 “Codice dei beni culturali e del paesaggio”.
I documenti sono liberamente consultabili ad eccezione di:
- i documenti relativi alla politica interna ed estera dello Stato, dichiarati di carattere riservato dal Ministero dell’Interno d’intesa con il Ministero per i beni e le attività culturali, che diventano consultabili 50 anni dopo la loro data;
- i documenti contenenti dati personali sensibili (cioè “idonei a rivelare l'origine razziale ed etnica, le convinzioni religiose, filosofiche o di altro genere, le opinioni politiche, l'adesione a partiti, sindacati, associazioni od organizzazioni a carattere religioso, filosofico, politico o sindacale”), che diventano consultabili 40 anni dopo la loro data;
- i documenti contenenti dati personali così detti sensibilissimi (cioè “idonei a rivelare lo stato di salute, la vita sessuale o i rapporti riservati di tipo familiare”), che diventano consultabili 70 anni dopo la loro data;
- i documenti contenenti dati giudiziari, che diventano consultabili 40 anni dopo la loro data.
I soggetti privati che depositano, donano o vendono propri archivi all'istituzione hanno la facoltà di fissare condizioni più strette per la loro consultazione, escludendone in tutto o in parte i documenti risalenti agli ultimi 70 anni.
Inoltre quando si trattano dati personali utenti ed anche conservatori si devono attenere al Codice di deontologia e buona condotta per i trattamenti di dati personali per scopi storici sancito dalla normativa sulla privacy (Decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196, Codice in materia di protezione dei dati personali).
